Sécurité et confidentialité : comment Voix2Texte protège vos fichiers sensibles

Pourquoi la sécurité de la transcription est cruciale pour votre entreprise

Lorsque vous confiez des enregistrements audio ou vidéo à un service de transcription, vous partagez potentiellement des informations confidentielles : réunions internes, entretiens d'embauche, consultations juridiques, données médicales ou stratégies commerciales. Une fuite peut avoir des conséquences graves, tant sur le plan juridique que réputationnel.

Chez Voix2Texte, nous considérons que la protection de vos données n'est pas une option, mais une obligation. Notre plateforme a été conçue dès le départ avec des principes de sécurité by design et de privacy by design, afin de répondre aux exigences des entreprises et des cabinets d'avocats les plus rigoureux.

Les mesures de protection des données mises en œuvre par Voix2Texte

Chiffrement de bout en bout

Tous les fichiers audio et vidéo que vous envoyez à Voix2Texte sont chiffrés, à la fois pendant le transfert et au repos. Concrètement, cela signifie que vos données sont protégées :

• En transit : le protocole TLS (Transport Layer Security) garantit que vos fichiers ne peuvent pas être interceptés lors de l'envoi vers nos serveurs.
• Au repos : les données sont stockées avec un chiffrement AES-256, l'un des standards les plus robustes au monde.

Ce double niveau de chiffrement assure que vos informations restent illisibles pour toute personne non autorisée.

Stockage sécurisé sur des serveurs européens

Chez Voix2Texte, nous avons choisi d'héberger vos données sur des serveurs situés dans l'Union européenne, en conformité avec le RGPD. Vos fichiers ne sont jamais transférés vers des juridictions offrant une protection insuffisante. Cette localisation est un gage de confiance, notamment pour les entreprises soumises à des obligations légales strictes.

Nous mettons également en place des sauvegardes régulières et chiffrées, afin de prévenir toute perte de données accidentelle, tout en garantissant la possibilité d'une suppression complète et définitive à la demande.

L'importance du contrôle d'accès et de la gestion des identités

Accès limité au strict nécessaire

Nos équipes techniques et opérationnelles n'accèdent à vos fichiers que si cela est strictement nécessaire à la fourniture du service (par exemple, pour résoudre un problème technique). Dans ce cas, chaque accès est tracé, journalisé et limité dans le temps. Aucun accès à des fins commerciales ou de recherche n'est effectué sans votre consentement explicite.

De plus, notre plateforme permet aux entreprises de gérer les rôles et permissions de leurs propres utilisateurs. Vous pouvez ainsi définir qui, dans votre organisation, est autorisé à envoyer des fichiers, consulter les transcriptions ou les supprimer.

Authentification renforcée

Pour les comptes professionnels, nous proposons l'authentification à deux facteurs (2FA) en standard. Cette mesure ajoute une couche de protection supplémentaire : même si un mot de passe est compromis, un attaquant ne pourra pas accéder à vos données sans le second facteur.

Traitement des données : une transparence totale

Sous-traitance et partenaires

Voix2Texte s'appuie sur des sous-traitants de confiance pour certaines étapes du traitement, comme la reconnaissance vocale automatique. Tous nos partenaires sont sélectionnés avec rigueur et signent des clauses de confidentialité conformes au RGPD. Ils sont également soumis à des audits réguliers.

Aucune de vos données n'est revendue, louée ou partagée à des fins publicitaires. Nous ne sommes pas dans le business de la revente de données, et nous le resterons.

Durée de conservation des fichiers

Vous gardez le contrôle total sur la durée de conservation de vos enregistrements et leurs transcriptions. Par défaut, nos paramètres sont configurés pour supprimer automatiquement les fichiers audio une fois la transcription livrée. Vous pouvez également choisir de conserver vos données plus longtemps, ou de les supprimer manuellement à tout moment.

Nous proposons des options de suppression automatique réglables selon vos besoins, afin de respecter vos propres politiques internes de rétention des données.

Conformité aux réglementations : RGPD, RGS et au-delà

RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données)

Voix2Texte est pleinement conforme au RGPD. Le traitement de vos données repose sur une base légale claire, et vous disposez de tous vos droits : accès, rectification, effacement, limitation du traitement, portabilité, opposition. Nous mettons à disposition des outils simples pour exercer ces droits depuis votre tableau de bord.

RGS (Référentiel Général de Sécurité)

Pour les organismes publics et les entreprises qui traitent des données de santé, de sécurité ou de justice, nous nous alignons également sur les exigences du RGS en France. Nos mesures de sécurité technique et organisationnelle sont régulièrement mises à jour pour répondre aux meilleures pratiques du secteur.

Audits et certifications

Nous travaillons activement à l'obtention de certifications reconnues, telles que ISO 27001, afin de vous fournir une garantie supplémentaire. En attendant, nous nous soumettons à des tests d'intrusion indépendants et à des revues de code de sécurité de manière continue.

Comment Voix2Texte répond-elle aux attentes des clients corporate et juridiques ?

Les besoins spécifiques des entreprises

Une entreprise qui transcrit des réunions de conseil d'administration, des entretiens de recrutement ou des négociations contractuelles ne peut pas se permettre de négliger la confidentialité. Avec Voix2Texte, vous bénéficiez :

• D'un accord de confidentialité (NDA) personnalisable pour votre entreprise.
• De la possibilité de configurer des espaces de travail séparés pour chaque département ou projet.
• De logs d'audit détaillés pour suivre toutes les actions réalisées sur vos documents.
• D'un support dédié pour vous accompagner dans vos exigences internes.

Les garanties pour les professionnels du droit

Les avocats sont soumis au secret professionnel. La transcription d'auditions, de dépositions ou de consultations confiée à un tiers doit donc être entourée de garanties absolues. Voix2Texte offre :

• Un chiffrement de niveau bancaire pour toutes les données transmises.
• Des clés de chiffrement qui peuvent être gérées par votre organisation (option BYOK).
• Une non-divulgation stricte vis-à-vis des autorités, sauf si la loi l'exige.
• La possibilité de signer un accord de traitement des données (DPA) individuel.

Ainsi, vous pouvez utiliser notre service en toute confiance, sans craindre pour la protection de vos informations les plus sensibles.

Nos bonnes pratiques pour renforcer encore la confidentialité

Sensibilisation de vos équipes

La sécurité de vos données ne dépend pas uniquement de notre plateforme. Nous vous recommandons de former vos collaborateurs aux bonnes pratiques : utiliser des mots de passe forts, ne pas partager de comptes, et vérifier les destinations avant d'envoyer un fichier.

Gestion des accès avec un administrateur

Notre version Business permet de désigner un administrateur qui gère les permissions, les utilisateurs et les politiques de rétention. Cela centralise le contrôle et réduit le risque d'erreur humaine.

Focus sur la transparence

Nous publions régulièrement des informations claires sur nos politiques de confidentialité et nos éventuels changements. Toute modification importante vous sera notifiée avant son entrée en vigueur.

Ce que Voix2Texte ne fait pas avec vos données

• Nous ne vendons ni ne partageons aucune donnée avec des tiers à des fins marketing.
• Nous n'utilisons pas vos enregistrements pour entraîner des modèles d'IA sans votre accord explicite et séparé.
• Nous n'affichons ni ne stockons de données en clair sur nos serveurs.
• Nous n'ouvrons pas vos fichiers sans une authentification complète.

Cette charte de non-utilisation est une partie essentielle de notre engagement envers vous.

Le mot de la fin : la confiance se construit dans la durée

Chez Voix2Texte, nous savons que la confidentialité n'est pas un simple argument marketing. C'est une valeur centrale qui se traduit par des choix techniques et organisationnels concrets. Nous avons conçu notre plateforme pour que la sécurité ne soit jamais un compromis, mais une évidence.

Que vous soyez une grande entreprise soumise à des obligations réglementaires ou un cabinet d'avocats tenu au secret professionnel, vous pouvez utiliser Voix2Texte en toute sérénité. Nous vous offrons un contrôle total, une transparence totale, et une protection maximale.

Questions Fréquentes

Q: Les fichiers audio sont-ils supprimés automatiquement après transcription ? R: Oui, par défaut nos paramètres prévoient la suppression automatique du fichier audio dès que la transcription est livrée. Vous pouvez toutefois ajuster cette durée ou la désactiver selon vos besoins internes.

Q: Vos sous-traitants ont-ils accès à mes données ? R: Nos sous-traitants peuvent accéder aux données uniquement dans le cadre strict de la prestation (ex. traitement vocal). Ils sont soumis à des clauses de confidentialité conformes au RGPD et n'ont aucun droit d'utilisation à d'autres fins.

Q: Vos serveurs sont-ils situés en Europe ? R: Oui, toutes vos données sont hébergées sur des serveurs situés dans l'Union européenne, ce qui garantit un niveau de protection conforme au RGPD.

Q: Puis-je signer un contrat de traitement de données (DPA) avec Voix2Texte ? R: Absolument. Nous signons des DPA individuels avec nos clients professionnels. Il vous suffit de nous en faire la demande lors de la création de votre compte.

Q: Vos employés peuvent-ils consulter mes transcriptions ? R: Nos employés n'ont accès à vos transcriptions que si cela est nécessaire pour résoudre un problème technique. Tous les accès sont journalisés et strictement contrôlés, et aucun accès n'est effectué sans justification.

Chez Voix2Texte, nous mettons la sécurité au cœur de notre service. Créez votre compte dès aujourd'hui et découvrez une transcription fiable, rapide et entièrement confidentielle.